Tanya Jawab Manajemen ISO

Tanya: Untuk persiapan sertifikasi ISO 9001:2015, apa saja yang harus disiapkan selain dokumen? Jawab Ada beberapa tahapan persiapan yang harus dilakukan untuk menuju sertifikasi ISO 9001:2015. Tahap pembuatan dokumen adalah salah satu dari tahapan menuju sertifikasi standar internasional mutu ini. Tahapan bisa dibaca di tulisan tahap-tahap menuju sertifikasi ISO 9001:2015        

Tanya: Sore pak .. Form CAR (Corrective Action Report) sebaiknya dipakai untuk semua temuan audit internal atau hanya untuk keperluan tertentu saja,  pak?  Misalnya,  audit internal iso 9001:2015 cukup memakai form laporan audit saja atau form juga CAR? Jawab: CAR bisa digunakan dua-duanya. CAR bisa digunakan untuk laporan audit internal atau untuk permasalahan diluar audit internal. Permasalahan diluar kegiatan audit internal misalnya penanganan komplain pelanggan bisa dengan mengisi form CAR. Contoh lain, penanganan barang yang rusak, tindaklanjut ditulis dalam CAR. 

Tanya: Untuk KPI dari MR kira kira apa ya pak Zul? Untuk Dokumen Kontrol (DC) kira kira KPI nya apa? Jawab: Membuat KPI  (Key Permormance Indicator) Management representative (MR)   bisa berlandaskan job description  MR,  misalnya audit internal dilaksanakan 2 kali dalam satu tahun,  review semua SOP dilakukan 1 kali dalam satu tahun,  meeting kajian sasaran mutu dilaksanakan setiap bulan dst Contoh KPI Document Control (DC) antara lain: pembuatan dokumen (prosedur, IK, dll) tidak lebih dari 3 hari Pengecekkan dokumen sesuai dengan dokumen yang terdaftar di DC 1 kali per bulan (atau 1 kali per 3 bulan) tidak terdapat dokumen kedaluarsa yang beredar di perusahaan (zero) Catatan: Key Performance Indicator (KPI) adalah sasaran mutu dalam istilah ISO 9000.

Tanya  Saya ingin bertanya tentang tahapan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015 ? Apa saja kah? Jawab Ada sejumlah kegiatan untuk menuju sertifikasi ISO 9001:2015. Tahapan menuju sertifikat ISO 9001:2015 antara lain: Pembentukan tim ISO perusahaan . Tim ISO terdiri dari perwakilan unit kerja perusahaan. Ditunjuk seorang wakil manajemen dan document control Gap analisis . Tahap ini bertujuan menilai dokumen yang sudah tersedia terkait ISO 9001. Training awareness ISO 9001:2015. Training diberikan kepada tim ISO perusahaan, isi training yaitu mengenai persyaratan standar internasional manajemen mutu  Pembuatan dokumen ISO . Penyusunan dokumen mencakup manual mutu, prosedur (SOP), instruksi kerja dan formulir Sosialisasi dokumen ISO . Tahap ini disebut juga dengan tahap implementasi. Semua dokumen ISO disosialisasikan kepada seluruh jajaran manajemen untuk diterapkan  Training auditor internal . Pelatihan audit internal mengacu standar audit ISO 1901...

Tanya Saya ingin bertanya terkait dengan sasaran mutu ISO 9001. Apakah sasaran mutu perlu pengesahan oleh Head of terkait (manager departemen)? Jawab Ya, Menurut ISO 9001, sasaran mutu harus disahkan oleh manager departemen terkait. Bahkan akan lebih baik bila direktur menandatangani juga sasaran mutu.

TANYA Selamat siang pak zul. Saya member QualityClub dan ingin bertanya, apakah setiap pergantian Management Representative (Wakil Manajemen) prosedur yang ditandatangani olehnya perlu diganti? JAWAB Menurut ISO, prosedur perlu direvisi bila isi prosedur berubah. Apabila prosedur yang ditandatangani oleh Management Representative yang telah resign atau diganti tidak berubah, prosedur itu tidak perlu direvisi.

Tanya Ass.wr.wb Mohon info bagaimana cara untuk mendapatkan sertifikat SNI sebuah lembaga pendidikan tinggi dan berapa biayanya? Terima kasih. Jawab Sertifikat SNI ditujukan untuk produk, misalnya untuk accu, helm, ban,  dll dan bukan diperuntukkan jasa seperti perguruan tinggi.

Tanya Selamat sore, pak. Saya mengalami kesulitan dalam membuat manual mutu dalam ISO 9001 versi 2015. mohon bimbingannya pak Jawab Dalam standar ISO 9001:2015 sebenarnya  tidak diwajibkan perusahaan memiliki manual mutu, Namun, jika tetap ingin membuat manual mutu, cara membuat manual mutu ISO 2015 mirip dengan manual mutu ISO 9001 versi 2008, hanya saja isi manual disesuaikan dengan klausul ISO 9001:2015.

TANYA : Selamat siang Kami ingin menanyakan terkait sertifikat perusahaan. Kami akan menerapkan sistem manajemen iso 9001:2015, Iso 14001:2015 dan ISO 45001:2018. Ketiga standar internasional ini akan kami terapkan dalam sistem manajemen terintegrasi,. Apakah sertifikat yang kami terima nanti dalam bentuk satu serfikat (ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001) atau tiga sertifikat, sertifikat ISO 9001 sendiri, 14001 sendiri dan ISO 45001 masing-masing ? Mohon jawabannya. Terimakasih JAWAB: Penerbitan sertifikat adalah kebijakan lembaga sertifikasi yang menerbitkan sertfikat. Pada umumnya lembaga sertifikasi akan menerbitkan tiga standar masing-masing jika yang diterapkan perusahaan tiga standar internasional..

TANYA: Saya ingin perlahan lahan memberi pengertian kepada manajemen tentang pentingnya iso 9001:2015 ubtuk perusahaan. Kira-kira langkah apa saja ya pak yang harus saya lakukan untuk memulai implementasi ISO 9001:2015? JAWAB Secara garis besar, tahapan implementasi ISO 9001:2015 adalah sbb: Bentuk tim ISO perusahaan Memberikan pelatihan awareness ISO 9001 :2015 dan audit internal Membuat dokumen ISO , seperti manual, prosedur(SOP), IK dan formulr Melaksanakan sistem manajemen mutu oleh segenap manajemen Melaksanakan audit internal Melaksanakan rapat tinjauan manajemen Melakukan proses sertifikasi ISO 9001:2015

TANYA: Pada saat audit internal ISO 9001:2015 ditemukan logo perusahaan yang lama masih digunakan. Apakah hal ini menjadi temuan audit? JAWAB: Ya, penggunaan logo perusahaan yang lama menjadi temuan ISO 9001:2015, klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi

Tanya Mohon pencerahannya  mengenai perbedaan antara kebijakan mutu dan visi perusahaan. Manakah yang lebih tinggi tingkatannya. Terima kasih sebelumnya. Jawab Visi perusahaan hampir sama dengan kebijakan mutu. Ke duanya memuat kebijakan yang ingin dicapai perusahaan. Perbedaaanya visi perusahaan memuat kebijakan yang bersifat umum, sedangkan kebijakan mutu memuat kebijakan perusahaan isinya spesifik terhadap mutu atau kualitas.

TANYA: Apa perbedaan antara SOP (prosedur) dengan IK (Instruksi Kerja) menurut ISO 9000? JAWAB: SOP (prosedur) dan IK (Instruksi kerja) merupakan dokumen panduan untuk melaksanaan pekerjaan sehari-hari. SOP didefinisikan sebagai panduan kerja yang sifatnya umum dan melibatkan beberapa unit kerja atau departemen. Contoh SOP antara lain SOP Pembelian (melibatkan bagian Pembelian, Warehouse, Quality Control atau inspektur dan Finance) Sedangkan IK merupakan dokumen panduan kerja yang menjelaskan tahapan pekerjaan secara rinci atau detail. IK dapat diterangkan sebagai dokumen ynag menjelasakan tahapan detil untuk melaksanakan suatu pekerjaan ( how to do ). Contoh IK yakni IK Perbaikan AC, atau IK Pembayaran oleh Kasir, dll. Ik dalam bahasa Inggris disebut sebagai Work Instruction atau WI.

TANYA: Pak Zulkifli, saya ingin menanyakan, apakah ISO 9001:2015 masih diperkenankan untuk PENGECUALIAN (Exclusion) dalam pemenuhan klausal yang ada dipersyaratan ISO 9001:2015? Bila diperbolehkan terdapat PENGECUALIAN (Exlusions), klausal mana saja yang diperbolehkan untuk dikecualikan? JAWAB: Tidak semua persyaratan Iso 9001:2015 bisa diterapkan. Misalnya, suatu perusahaan yang tidak memiliki proses desain dan pengembangan, maka persyaratan Iso 9001 yang tidak relevan itu bisa diabaiakan, dalam hal ini misalnya beberapa persyaratan 8.3 Desain dan Pengembangan bisa diabaiakan atau tidak diterapkan. Apabila ada persyaratan yang tidak bisa diterapkan, harus ada penjelasan.

TANYA: Mohon penjelasan. Apakah prosedur perlu direvisi jika orang yang mengesahkan prosedur sudah tidak lagi bekerja di perusahaan atau pindah kerja? JAWAB: Tidak perlu. Apabila prosedur itu masih berlaku (meski ditandatangani oleh orang yang tidak bekerja lagi di perusahaan), prosedur tidak perlu direvisi. Prosedur direvisi jika isi prosedur berubah.

TANYA: Perusahaan kami telah memperoleh sertifikat ISO 9001. Kami berencana mencantumkan logo ISO 9001 di product kami. Mohon pencerahan apa yang diperbolehkan dan apa yang dilarang? JAWAB: Tata cara publikasi dengan mencantumkan logo ISO 9001 di kartu nama, kopf surat atau pada kemasan produk ada aturannya. Aturan itu dapat dibaca di Baca Aturan sebelum Publikasi ISO 9001 atau ISO 14001

TANYA : Perusahaan kami memiliki kantor pusat dengan 2   site (cabang). Apakah boleh jika kami menerapkan lingkup sertifikasi ISO 45001 hanya kantor pusat dan 1 site saja? JAWAB : Ya, boleh. organisasi atau perusahaan diperbolehkan menentukan ruang lingkup sertifikasi ISO 45001 untuk scope tertentu, misalnya yang akan disertifikasi kantor pusat dan satu site saja. Diharapkan ke depan ruang lingkup diperluas hingga semua site.

TANYA: Apakah Business Process Mapping (BPM) termasuk dokumen level 1? Apakah fungsi BPM sama dengan manual mutu?  Apabila BPM dibuat dengan mengurangi ruang lingkup misalnya per divisi, apakah beda BPM dengan prosedur.  Apakah lembaga sertfikasi akan mempermasalahkan bila logo lembaga sertifikat tersebut masih tercantum di brosur, banner atau plang toko pelanggan meski kami tidak memperpanjang sertifikat? JAWAB: Business Process Mapping (BPM) biasanya dianggap sebagai formulir. BPM tidak sama dengan manual mutu. Demikian juga, BPM tidak sama dengan prosedur. Logo sertifikat lembaga sertifikasi tidak boleh digunakan jika tidak ada lagi kontrak kerjasama dengan lembaga sertifikasi tersebut.

TANYA : Saya ingin bertanya tentang Management Representative (MR) ISO 9000. Apa saja sih job description seorang Management Representative ISO itu? JAWAB: Menurut standar ISO 9000, management representative adalah seseorang yang ditunjuk sebagai koordinator ISO 9000 di perusahan. Standar ISO 9000 menghendaki management representative dijabat oleh karyawan tetap perusahaan. Selain itu, management representative disarankan seseorang dengan jabatan manager atau jabatan yang setara dengan manager. Makin tinggi jabatan management representative semestinya makin baik penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000 di perusahaan. Adapun tugas dan kewenangan seorang management representative tercantum dalam standar ISO 9000, klausul 5.5.2 Management representative. Dalam klausul itu disebutkan tugas dan kewenangan management representative antara lain: memastikan proses-proses yang diperlukan untuk penerapan sistem manajemen mutu telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara melapork...